System <3 Beteendeförändring

Digitalisering är ett ord som har varit på mångas läppar de senaste åren. Det finns lika många frågor som svar på frågan om vad digitalisering innebär, men frågan blir verkligen aktuell är när det är dags att byta system.

Är du i färd med att påbörja ett systeminförande? Vi delar då gärna med oss av fyra tips för att du både ska lyckas och få ut så stor effekt av förändringen som möjligt.

#1: Vart är vi på väg? Tydliggör den önskade effekten (och beteendet) från början
Vad är egentligen ett lyckat systeminförande? Förutom att systemet fungerar som det var tänkt, att projektet slutar i tid och inom budget så är det relevanta vilken effekt som förändringen åstadkommer för organisationen. Handlar det om att arbeta effektivare? Få tillgång till relevant information snabbare? Vår erfarenhet visar att en lämplig utgångspunkt ofta är vilka beteenden vi vill bidra till att skapa genom förändringen – till sist handlar effekt om att människor vågar tänka och göra annorlunda.

Våga lägga lite extra tid och resurser på att tillsammans ta fram en gemensam målbild kring vad ni faktiskt vill uppnå. Att många i organisationen förstår varför förändringen är viktig tjänar ett stort syfte i sig – för att människor skall agera annorlunda krävs att de har kunskapen, viljan och förutsättningarna för att göra det. Människor agerar inte utifrån vad som sägs eller skrivs – utan utifrån deras egen tolkning av det som sägs eller skrivs. Lärande handlar om att kombinera nya intryck med egen reflektion, individuellt eller tillsammans med andra genom dialog. För att få människor att agera annorlunda behöver vi alltså påverka deras tänkande. Därför är det viktigt att vi skapar både tid och förutsättningar för reflektion – redan från början.

#2: Budgetera för att skapa förändring
I sin rapport Best Practices in Change Management konstaterar Prosci att en av de vanligaste anledningarna till att ett förändringsprojekt inte uppnår sina mål är att för lite tid och resurser läggs på just förändringsarbetet. Det som gör det hela extra intressant är att rapporten också visar på att det finns ett tydligt samband mellan hur mycket tid och kraft som läggs på förändringsarbetet, och hur stor effekt som projektet faktiskt lyckas åstadkomma.

Förändring innebär ofta ett aktivt, medvetet och hårt arbete från många inblandade, men om det saknas resurser och utrymme får ofta de perspektiven stryka på foten – något som med andra ord också kan få stora konsekvenser för hur stor effekt som projektet lyckas skapa.

#3: Involvera, lyssna och skapa tillsammans
Involvering och medskapande är andra ord som varit på mångas läppar den senaste tiden. Men vad betyder det egentligen? När ska människor involveras i projektet, och hur?
Vi är övertygade om att genom att aktivt och konsekvent bjuda in människor att delta – både för att tycka till såväl som att skapa – så skapas oerhört värdefulla insikter för individen såväl som projektet. Fokuserar vi på att lösa rätt problem? Vilken lösning ska vi välja, och varför? Kommer systemet att fungera i praktiken?

Att involvera många människor betyder inte att alla per automatik ska bestämma, utan att alla perspektiv blir hörda och respekterade. Många gånger är det just bland de som säger nej som de riktigt viktiga insikterna kring behovet återfinns, även om det är viktigt att inte det perspektiv blir ensamt rådande.

#4: Ta inte allt på en gång
Till sist – våga prioritera. Ta inte allt på en gång. Många gånger är systemleverantörerna både redo och högst intresserade av att införa så många moduler som möjligt redan från början, men det betyder inte att organisationen är redo för det. Genom att både våga prioritera och att ta fram och pröva saker i liten skala (att iterera), bäddar du för en betydligt mer genomtänkt och välförankrad lösning i slutänden.

Det kanske innebär att inte alla flashiga funktioner finns på plats redan från början, men det kan också finnas ett mervärde i att kunna erbjuda ny funktionalitet även efter det magiska datumet för go live. Insikter skapas längs vägen, och det som ni trodde att ni behövde i början av projektet kan ofta visa sig vara något helt annat när väl driftsättningen är nära förestående – även om den önskade effekten och det förändrade beteendet förblir detsamma.

”Om jag vill lyckas med att föra en människa mot ett bestämt mål måste jag först finna henne där hon är och börja just där. Den som inte kan det lurar sig själv när hon tror hon kan hjälpa andra. För att hjälpa någon måste jag visserligen förstå mer än vad hon gör, men först och främst förstå det hon förstår.
Om jag inte kan det, hjälper det inte att jag kan mer och vet mer.”

Citat Søren Kierkegaard

Kan vara värt att tänka på, även i digitaliseringens tidevarv.