Lärdomar för din verksamhet från Covid-19

Den pågående pandemin av Covid-19 har påverkat såväl individer som organisationer på ett sätt som få kunnat förutse. Statliga myndigheter, regional och kommunal förvaltning och privat näringsliv har alla fått anpassa sig efter nya förutsättningar och behov. Vergenta har under det senaste året stöttat organisationer i arbetet med att utvärdera hanteringen av pandemins påverkan på verksamheten, både avseende krisledning och krisorganisering, och identifierat flera gemensamma lärdomar oavsett verksamhet.

Många organisationer har tidigare genomfört olika typer av krisberedskapsövningar och förberett sina verksamheter på att hantera krissituationer. Pandemin har emellertid för många inneburit något annat än de planerat att hantera, nämligen en krissituation som i olika avseenden kom smygande och dessutom fortsatte påverka (och fortfarande påverkar) hela samhället under mycket lång tid. Pandemin har därmed fört med sig en extremt hög belastning på vissa verksamheter, samtidigt som den ställt krav på andra verksamheter att helt ställa om sin ordinarie verksamhet till något nytt. En del verksamheter drabbades av både och.

I de utvärderingar som Vergenta genomfört sedan pandemiutbrottet har vi identifierat ett antal återkommande lärdomar som är gemensamma:

• I kris är kommunikation A och O. Att tidigt informera chefer och medarbetare om den information som finns tillgänglig skapar trygghet och bygger förtroende för ledningen. Viktigt att framhålla är att även när det inte finns något nytt att informera om kvarstår behovet av kommunikation: ställ alltså inte in informationsmötet för att det inte finns någon ny information – behåll det och berätta att ingen ny information har framkommit sedan sist.
• Beredskap för utdragna krisförlopp nödvändigt. Traditionellt sett är många organisationer övade och förberedda på snabba krisförlopp, exempelvis bränder, hot eller dödsfall. Men en samhällskris som fortlöper under en så lång period som Covid-19-pandemin var färre förberedda på. Detta ledde till att befintliga krisorganisationer, styrdokument, och tidigare genomförda övningar helt eller delvis inte gick att applicera eftersom de var anpassade till en annan typ av krisförlopp. Lärdomen är att våra verksamheter och organisationer måste förberedas för båda sorternas förlopp och dessutom förbereda för de tvära kast och oväntade krav som framtida påfrestningar kan ställa på vår beredskap.
• Nödvändigt att utveckla arbetssätt och verktyg. Att utveckla sina arbetssätt och verktyg har varit inte bara en framgångsfaktor, utan en nödvändighet i hanteringen av pandemin. Att ta fram nya digitala verktyg för att hantera distansarbete har varit en viktig del, men även utveckling i form av nya mötesforum med högre kontinuitet och rutiner för att följa medarbetares mående i denna period har varit väsentliga delar i en framgångsrik hantering av pandemin.

Pandemin kan liknas vid krigets långvariga slitage. Därför är det viktigt att lärdomar från pandemin också tas tillvara i återuppbyggandet av det civila försvaret. Vergenta stöttar statlig, regional och kommunal förvaltning samt privat näringsliv i utvärderingar och identifiering av lärdomar från den period som varit, i rådgivning gällande utvecklingen av den egna krisberedskapen och i verksamheters roll i Sveriges civila försvar.