Ur verktygslådan: 5R-modellen
5r står för rummet, regler, roller, rutiner och resultat. En checklista med fem perspektiv som visar på enkla åtgärder som kan utföras i förväg och under en dialog för att öka chanserna till en lyckad dialog.
Syftet med 5R-modellen är att underlätta för både mötesledare och deltagare att på ett medvetet sätt påverka dialogens kvalitet till det bättre. Genom att fokusera på de enkla åtgärder som modellen beskriver i både förarbete och under mötet ökar chanserna för att dialogen blir meningsfull, relevant och får hög grad av delaktighet. En sådan dialog bidrar till att skapa hållbara resultat där så många som möjligt fått vara med och höras och påverka vilket skapar förståelse och engagemang hos deltagarna, samt ökar ansvarstagandet för utfall och åtgärder som dialogen leder till.
Gör så här:
Förbered Rummet och de redskap ni kommer använda för att göra dialogen levande och inkluderande:
Förbered pennor/kritor och lappar/tavlor som gör det möjligt att gemensamt dokumentera samtalet.
Säkerställ att alla kan se varandra – sitt om möjligt i cirkel utan bord.
Genomför en incheckningsövning (t ex ställ frågan ”Vad hoppas du ta med dig från dialogen när vi är klara?” eller ”Vad har gett dig mest energi den här veckan?”) så att alla får en chans att tidigt bryta tystnaden och för att skapa närvaro i rummet.
Genomför en utcheckningaövning i slutet för att sammanfatta vad som hänt i rummet, för att ge feedback, utvärdera, lära av processen, samt för att bestämma hur eventuell känslig information som framkommit under dialogen ska hanteras.
Kom gemensamt överens om vilka Regler som ska gälla under dialogen. Gemensamma regler gör deltagarna uppmärksamma på hur de förväntas förhålla sig till varandra, samt gör det möjligt för deltagarna och samtalsledaren att hänvisa till reglerna under dialogens gång.
En generell regel är att aldrig hålla en s.k. ”skendialog”, dvs en dialog där deltagarna tror att utfallet av dialogen kommer leda till någonting, men inte gör det. Skendialoger skapar ofta missförstånd och skadar förtroendet för initiativ eller befattningshavare. Kontrollera därför i förväg att 1. ämnet för dialogen går att påverka, och 2. beslutsfattare är redo att ta emot förslag från dialoggruppen. Om svaret på någon av dessa frågor är ”nej”, håll inte en dialog. Håll förslagsvis ett informationsmöte i stället.
Etablera i gruppen att dialogens syfte är lärande, inte beslutsfattande.
Kom tidigt överens om att deltagarna inte behöver komma överens.
Använd dialogens spelregler: Lyssna utan motstånd och för att förstå. Respektera att du och andra kan tycka och tänka olika. Avvakta med dina egna antaganden och låt andra tala till punkt. Var oförställd med dina tankar och känslor.
I ett samtal finns i allmänhet fyra Roller som alla behövs för att dialogen ska bli effektiv och inkluderande. Som samtalsledare bör man inta den roll som saknas i samtalet och övergå till rollen som aktiv åskådare när alla roller uppfylls av deltagarna. Samtalets fyra roller är:
Vägvisare – tar initiativ och skapar rörelse.
Opponent – utmanar och ifrågasätter.
Supporter – stödjer och skapar helhet.
Åskådare – observerar och ger perspektiv.
Det finns ett antal Rutiner som är bra för en samtalsledare att hjälpa gruppen att följa i syfte att skapa en driven och inkluderande, men dessutom djup dialog:
Ta god tid på er att utforma och utforska frågeställningar som är värda deltagarnas engagemang. Riktigt kraftfulla frågor fokuserar deltagarnas uppmärksamhet och energi.
Bjud in ”motstånd” och olikhet i tänkandet i dialogen.
Växla mellan individ, grupp och kollektiv reflektion i samtalets fokus.
Använd tystnad för att vila och återhämtning inför fortsatt reflektion.
För att skapa sammanhang och helhet krävs det att dialogen får ett Resultat som alla förstår hur det kom till. Det finns några åtgärder som en samtalsledare kan vidta under dialogens gång för att åstadkomma detta:
Gå ofta ”laget runt” för att säkra allas deltagande och bidrag i samtalet.
Teckna upp gemensamma bilder och slutsatser på väggar/whiteboard/ blädderblock för att gestalta samtalen och rikta energin mot det man gemensamt pratat om.
Använd deltagarnas eget tänkande för att utforma nästa steg och initiera utvecklingsinsatser.
Om mötet ska övergå från dialogfas till beslutsfas, var noga med att tydliggöra när skiftet äger rum så att alla förstår att fokus nu övergår från att utforska och inte behöva vara överens till att hitta och komma överens om lösningar och beslut.
Lycka till!
